terminos y condiciones Datos personales

Términos y Condiciones de Uso

Última actualización: [29-08-2024]

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de INCITI.CO SAS. (en adelante “INCITI.CO”), de sus clientes activos y potenciales, trabajadores y proveedores, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.

Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

INCITI.CO tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismo y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.

1. ALCANCE DE LA POLÍTICA

• Se ha estructurado considerando todos los procesos de INCITI.CO, según su objeto social, con el propósito de que sea conocida, implementada y cumplida por sus directivos, empleados, contratistas y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.

• Incorpora y desarrolla estrategias y acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación del programa integral de gestión de datos personales de INCITI.CO, que incluye procesos de atención a las solicitudes de los titulares.

• Se integra con los manuales de seguridad de la información de INCITI.CO y se aplica sobre los datos personales suministrados por sus empleados, clientes actuales o potenciales y proveedores, siendo responsable de velar por su cumplimiento, el oficial de protección de datos que designe para tal fin.

• INCITI.CO definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su comité de presidencia, de acuerdo con los informes y planteamientos que presente el Oficial de Protección de Datos Personales. .

1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INCITI.CO incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.

• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

III. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.

• Cliente activo: Persona natural que recibe los servicios de INCITI.CO.

• Cliente potencial: Persona natural interesada en recibir los servicios de INCITI.CO.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociar se a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos.

• Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de INCITI.CO, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Presidencia.

1. DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

INCITI.CO restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

1. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de INCITI.CO, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

1. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

• Bases de datos con Información Sensible:

Son bases de datos que contienen datos sensibles que pueden afectar la intimidad del Titular, tales como vinculación política, religiosa, orientación sexual, entre otros. INCITI.CO restringe el acceso a este tipo de información pudiendo ser conocido únicamente por un grupo autorizado de funcionarios, en caso que se haga la recolección de esta información.

• Bases de datos con Información Pública:

Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a INCITI.CO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Recibir información por parte de INCITI.CO, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personale

s.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, INCITI.CO ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

INCITI.CO solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

• Los derechos que le asisten como Titular.

• Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

INCITI.CO conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, INCITI.CO informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.

• Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.

1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de INCITI.CO en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

• Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano. INCITI.CO tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. INCITI.CO informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección, INCITI.CO informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por INCITI.CO respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. INCITI.CO cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en INCITI.CO, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de INCITI.CO y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. INCITI.CO almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INCITI.CO y el empleado. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INCITI.CO procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. INCITI.CO tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

• Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de INCITI.CO, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. INCITI.CO solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

• Tratamiento de datos personales de Proveedores. INCITI.CO solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. INCITI.CO recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por INCITI.CO, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, INCITI.CO podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. INCITI.CO verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

• Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con INCITI.CO, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de INCITI.CO y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique INCITI.CO según el tipo de dato de carácter personal tratado. INCITI.CO verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

• Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que INCITI.CO trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de INCITI.CO, así como para realizar campañas de responsabilidad social. Para el efecto, previamente INCITI.CO informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos.

1. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS

INCITI.CO garantizará el derecho de acceso, consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causahabiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Para el efecto, INCITI.CO habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley

Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo. Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

• Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección física o electrónica de notificación.

• Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.

• Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.

Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

• Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.

• Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.

• La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INCITI.CO la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

• La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INCITI.CO.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Las consultas, reclamos, solicitudes de modificación, supresión y revocatorias que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a las siguientes direcciones: [email protected].

1. CONTRATOS

En los contratos laborales, INCITI.CO incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de INCITI.CO conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

XII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

INCITI.CO adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

• Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.

• Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

• Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

• Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.

• Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.

• Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

• Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

XIII. REGLAS GENERALES APLICABLES

INCITI.CO establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

• Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

• Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.

• Realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello, cuenta con criterios de verificación para que el personal autorizado por la Compañía cuente con claves y usuarios, además de los perfiles de acceso a la respectiva información.

• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.

• El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

• El Comité de Presidencia será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.

• Es Responsable del tratamiento de datos personales es “la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley, que para el caso es INCITI.CO

• Es Encargado del tratamiento de datos personales ” la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos”. Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de INCITI.CO mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).

• En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la empresa, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Departamento de Sistemas, quien desarrollará sus funciones con el apoyo del Comité de Presidencia y de la Gerencia Jurídica. Por tanto, dicha área será la responsable al interior de INCITI.CO de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

XIV. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, INCITI.CO inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014),debiendo actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

1. FINALIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de INCITI.CO o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato